22/07/2026 · 5 min de lecture
Planning des cours et suivi des élèves
Emplois du temps, présences, communication avec les parents et paiements pour professeurs particuliers, centres d'études et organismes de formation.
Un emploi du temps n'est pas un simple agenda
Les cours se répètent : chaque mardi à 17 h, les lundis et jeudis à 19 h. Ajoutez les semaines d'examens, les vacances, les rattrapages et les groupes à effectif variable : au-delà d'un certain nombre d'élèves, le papier ne suit plus.
Définissez le cours récurrent comme un modèle plutôt que de le réécrire chaque semaine. Les annulations et rattrapages restent des exceptions, et les créneaux libres apparaissent immédiatement.
La fiche élève porte la progression
Les notions vues, les difficultés et les absences ne peuvent pas rester uniquement dans la tête du professeur. Dès qu'un second intervenant arrive — ou qu'un parent demande où en est son enfant — cette connaissance est perdue.
Une note brève après chaque cours (notion abordée, devoir donné, participation) devient votre donnée la plus précieuse : matière concrète pour les réunions parents, continuité en cas de changement de professeur.
Présences et rattrapages : écrivez la règle d'abord
Rien ne crée plus de discussions que les absences. Des règles comme « rattrapage si annulation la veille » se renégocient à chaque fois tant qu'elles restent orales.
Formalisez la règle par écrit et enregistrez chaque absence. La facturation suit alors le relevé et non les souvenirs.
Deux interlocuteurs : l'élève et le payeur
L'élève reçoit le service, mais la décision et le paiement viennent le plus souvent du parent. Les rappels de cours doivent aller à l'élève, les avis de paiement au parent.
Conservez les coordonnées du responsable comme un champ distinct de la fiche élève, et affichez le nombre de séances restantes dans le forfait.